Как знание законов Паркинсона поможет справиться с прокрастинацией и перфекционизмом

Законы Паркинсона названы так по имени их создателя.

Три необычных закона были сформулированы британским журналистом С.Н. Паркинсоном в середине прошлого столетия и сразу же стали популярными у большого числа поклонников.

Со временем их актуальность лишь возросла.

В наши дни знание этих законов позволяет эффективно управлять временем, грамотно выстраивать личный тайм-менеджмент, обходить препятствия, созданные само́й природой человека.

Итак, рассказываем, что такое «закон Паркинсона», чем примечателен этот инструмент и как может принести пользу нашим читательницам.

Что утверждает первый закон Паркинсона

Первый из трех законов, который вывел Сирил Норткот Паркинсон в своем эссе в 1955 году свидетельствует, что людям свойственно откладывать выполнение дел на последний момент.

Если вы замечали подобный «грешок» за собой, спешим вас успокоить — откладывание заложено в природе человека, оно знакомо всем людям, в этом вы не одиноки. Но некоторые научились обходить ловушку стороной, а другим еще предстоит научиться.

Вот что утверждает первый закон:

Любая работа имеет свойство растягиваться, чтобы заполнить собой все то время, которое на нее отведено.

Проще говоря, даже если вы закладываете на выполнение работы время с большим запасом, все оно и уйдет на эту работу.

Давайте разберем на примерах, в чем суть закона Паркинсона

Предположим, отделу нужно подготовить презентацию. Срок — месяц. Каждому члену команды выдана своя часть работы, назначена общая дата сдачи.

Но вместо того, чтобы с первого дня собирать материалы, не спеша генерировать идеи для презентации, сотрудники находят массу других дел, которыми занимаются в первые три недели. И лишь к середине четвертой начинают работу над заданием.

С переработками и вечерними задержками, без отдыха и перерывов, отдел заканчивает работу в последний момент перед дедлайном.

Что в итоге? Работа растягивается на все 30 дней, хотя в реальности могла быть выполнена за 3 дня.

Другой пример. Вы приглашены к подруге на свадьбу через 3 недели. Нужно выбрать подарок, обновить гардероб, позаботиться о прическе, маникюре. История та же. Умственная работа все 3 недели не останавливается.

Мысли о подготовке крутятся в вашей голове, но физически задача выполняется только перед самой свадьбой.

Третий пример. Утром супруг сообщает, что вечером заедут его родители и надо приготовить что-нибудь на ужин. Вы в шоке, но мозг уже набрасывает список дел, которые нужно бегом переделать, а руки и ноги выполняют привычные действия.

В результате дома убрано, стол накрыт. При звонке в дверь вы дрожащей рукой застегиваете молнию на платье и выдохнув встречаете гостей.

Недельный объем работ в состоянии стресса вы переделали всего за несколько часов.

Таким образом, получается, что физический объем работы никак не связан с количеством времени, которое на него отведено. Об этом и говорит первый закон.

В чем причина откладывания дел на потом

Обычно их несколько, и все вполне свойственны людям:

• прокрастинация (невозможность сделать первый шаг);
• оттягивание завершения через бесконечную шлифовку результата (перфекционизм);
• неосознаваемая потребность в адреналине, который выбрасывается при жестких дедлайнах («волшебный пендель»).

Если времени на задачу отведено излишне много, человек расслабляется и занимается посторонними делами до самого последнего момента, когда откладывать становится больше уже нельзя. Тогда начинается аврал, работа без перерывов, часто с потерей в качестве.

И наоборот. Дедлайны возбуждают, человек внутренне собирается, концентрируется на задаче. Задание воспринимается тем важнее и сложней, чем меньше времени выделено на его решение.

Загруженный делами сотрудник выполнит задачу за несколько минут, тогда как расслабленный может потратить целый день и не приблизиться к результату.

Вот еще простой пример. Многим приходилось проспать утром и за 15 минут переделать все утренние дела, на которые в обычном режиме ежедневно требуется час времени.

Как обойти первый закон Паркинсона

Стать более эффективными при выполнении работы помогут эти правила:

• Не закладывайте резерв времени «на всякий случай». Каждый лишний день провалится в никуда. Постарайтесь как можно точнее спланировать срок выполнения задания.

Для проверки попробуйте представить, сможете ли вы качественно сделать эту же работу за половину отведенного времени. Если не сможете, значит тайминг верный, придерживайтесь его при работе.

• Определите для себя четкие критерии, по которым вы поймете, что задача   выполнена хорошо. Как только эти критерии будут вами достигнуты, заканчивайте работу над задачей, чтобы не завязнуть в перфекционизме и излишней шлифовке.
• Если вам свойственна прокрастинация, то при выполнении работы используйте специальные техники, направленные на преодоление этого. Некоторым достаточно досчитать до 10 и начать хоть что-нибудь делать в нужном направлении.
• Если вы перфекционист и стремитесь все совершенствовать до бесконечности, разбейте большую задачу на малые части и установите дедлайн для каждого отрезка.
• Не тяните время, не откладывайте начало действия до бесконечности и стрессового состояния. Приучите себя к дисциплине. Отслеживайте, чем вы заняты в каждый момент. Начните выполнять работу точно в срок по заранее составленному графику.

Первый закон Паркинсона, выводы

Примите его на вооружение при работе в команде или на руководящих должностях.

Даже если в природе такой закон существует, будучи человеком вы всегда можете преодолеть его влияние и поступать иначе, согласно доводам разума и дисциплине.

Когда работаете в коллективе, не принимайте на себя односторонних обязательств выполнить работу за всю команду. Ответственное отношение к срокам нужно обговаривать со всеми коллегами заранее.

Не соглашайтесь выполнять задачи в нереальные сроки. Срока «вчера» быть не должно. Ни сегодня, ни завтра. Не молчите, если от вас требуют невыполнимое. Также не устанавливайте срок «вчера» для других.

Уважайте себя, не изматывайте переработками и «марафонскими забегами». Планируйте задачи так, чтобы все успевать. Человек должен отдыхать, а не стремиться к сверх способностям экранного героя.

Если формируете команду для выполнения задачи, не нужно привлекать в нее запасного сотрудника «на всякий случай». Он обязательно займет чем-нибудь себя, а заодно и других загрузит какой-то работой, без которой вполне можно было обойтись.

Второй закон Паркинсона касается финансов

Следующий закон Сирил Норткот Паркинсон изложил во второй книге «Закон и прибыли» и объяснил, почему многим людям не удается разбогатеть даже при увеличении доходов.

Смысл второго закона сводится к следующему:

Расходы всегда возрастают вместе с доходами.

Действие этого закона каждый наверняка испытывал на себе.

Так, независимо от конкретной сферы деятельности у человека при повышении в должности появляется потребность соответствовать более высокому статусу — одеться лучше, сменить машину, мебель, дом и т.д.

Как результат, тратить приходится больше, чем раньше, образуется новая нехватка денег, кредиты, долги.

Второй закон Паркинсона: как справиться

Выход один — повысить свою финансовую грамотность и начать «жить по средствам».

Часть доходов вкладывать в инвестиции, сбережения, планировать расходы. Если поначалу будет сложно, через некоторое время такой механизм войдет в привычку и, что удивительно, улучшится настроение, повысится самооценка.

Дополнительно можно вести записи расходов и доходов, поощрять себя за выполнение и перевыполнение плана.

Специалисты по финансовой грамотности подчеркивают, что обеспеченным на завтрашний день считается тот человек, который обходится тратами в 50% от своих доходов, а вторую их половину откладывает, инвестирует, хранит на доходных счетах.

Также важно рассчитаться с кредитами, долгами и заняться активами.

Материальные блага в виде квартиры, машины, дачи, яхты еще не делают человека богатым, до тех пор, пока у него не отложен определенный капитал.

Третий Закон Паркинсона предупреждает об опасности

Еще один важный закон Паркинсон вывел в своей третьей книге «Свояки и чужаки». Автор подчеркнул, что каждой развивающейся системе (например, обществу, компании, группе) свойственно усложняться, множить число элементов. И это ведет к ее упадку и окончанию существования.

В вольной интерпретации закон звучит так:

Рост ведет к усложненности, которая и есть конец пути.

Чтобы преждевременного сбоя не случилось, необходимо упрощать все процессы:

• поддерживать систему в равновесии;
• освобождать от балласта;
• делегировать и равномерно распределять нагрузку между участниками.

И главное, обязательно отслеживать, как развиваются усложняющие систему процессы.

Рассмотрим на примере среднестатистического предпринимателя. Для единичного проекта «предприниматель-бизнес» ему хватает собственных сил.

Но когда появляется вторая, третья, пятая схожая задача, времени и энергии требуется больше. А если добавляются другие проекты, то без команды помощников становится невозможно обойтись.

И вот, когда люди набраны, система «предприниматель-команда-бизнес» становится усложненной.

К каждому члену группы приходится искать подход, устанавливать коммуникации, проявлять внимание к особенностям, личным и профессиональным качествам, помогать наладить связи с другими участниками, чтобы все заработало эффективно.

Когда наконец все отлажено, связи грамотно выстроены, нагрузки пропорционально распределены, есть шанс справиться и все осилить. Но если упустить из внимания какие-то аспекты командного взаимодействия, возникает риск потерь — того самого «упадка» и конца пути.

Как преодолеть влияние третьего закона Паркинсона

Когда возрастает нагрузка на лидера команды и система начинает усложняться за счет новых участников, важно правильно спланировать собственную занятость, например, с помощью технических средств — планировщиков, приложений типа Trello или Asana.

Даже простое расписание поможет организовать себя лучше и избежать переутомления.

Важно также выбросить из головы и дневного распорядка различных «тараканов»:

• отказаться загружать себя по самое «не хочу»;
• перестать выезжать за счет недосыпа и других лишений, ведущих к выгоранию;
• меньше времени уделять неважным делам, в т.ч. просматривать электронную почту и соцсети по полчаса в день — разрешить себе только 5 минут по расписанию.

Дедлайны в помощь

Важный фактор — жесткий срок окончания проекта.

Если установлен почти нереальный финальный срок, ум переключается на другой режим работы. Можно назвать его ускоренным или аварийным, или кризисным, но факт остается фактом — дедлайны стимулируют думать и работать продуктивнее.

• Чтобы использовать преимущество дедлайнов, составьте четкое расписание со списком задач и временными отрезками, необходимыми на их исполнение. А затем постарайтесь выполнить какую-то часть за более короткое время.
• Установите четкие сроки начала и окончания работы и жестко их придерживайтесь. Тем самым вы сбережете и собственные ресурсы энергии, и проявите спортивный характер. Но играйте по-честному, без поблажек и скидок для себя.
• Не отвлекайтесь на внеплановые задачи, случайных людей. Расставляйте приоритеты, делегируйте часть дел.
• В работе поможет любая знакомая вам техника ускорения — принцип Парето (сначала делать те действия, по которым 20% усилий дают 80% результата), техника Помодоро (рабочие отрезки по 25 минут на каждую задачу чередуйте с перерывами на отдых).

Закон миссис Паркинсон

Автору законов Паркинсона принадлежит еще один постулат, названный «законом миссис Паркинсон».

Суть этого закона касается всех женщин, обремененных хозяйством, детьми, проблемами, находящихся на грани эмоционального и физического срыва:

Тепловая энергия, накопившаяся под гнетом домашних проблем переполняет их носительницу и может быть передана только более холодному индивиду.

Чтобы не сорваться на ком-нибудь менее разогретом заботами и не навредить ему и себе, женщине нужно сбросить эмоциональный накал и отвлечься.

Это наблюдение связано с законами термодинамики и столь же реально, как и они. Энергия не возникает и не исчезает бесследно.

А значит, нужно дать ей выход, чтобы снять остроту стресса безопасным путем:

• отложить все дела;
• постараться расслабиться и сбросить напряжение;
• использовать релаксацию, ванну, контрастный или холодный душ, другие приятные процедуры.

Если понимать механизм законов Паркинсона, с их негативным влиянием можно вполне справиться и обратить себе на пользу их силу.

Мы верим, что вы справитесь и готовы помочь рекомендациями и техниками, изложенными на сайте.